Een notaris die gedurende een langere periode onvoldoende invulling heeft gegeven aan zijn poortwachtersrol op grond van de Wwft en voorts gedurende langere tijd (via een BV) heeft samengewerkt met een ontzette notaris, wordt door de tuchtrechter voor drie weken geschorst. De vraag die opkomt is of een Wwft-instelling het (verscherpt) cliëntenonderzoek zelf dient te verrichten of dat hij dit onderzoek kan laten uitvoeren door een ander?

In 2019 heeft het BFT bij een notaris een onderzoek ingesteld naar de kwaliteits- en integriteitsaspecten van een aantal geselecteerde dossiers. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat de notaris een verregaande samenwerking is aangegaan met een BV waar een uit het ambt ontzette notaris werkzaamheden heeft verricht. Het BFT dient een tuchtklacht in bij de Kamer voor het notariaat.[1] In de tuchtprocedure erkent de notaris dat hij gebruikt maakte van de diensten van een uit zijn ambt gezette notaris en dat hij de ex-notaris via zijn portal werkzaamheden heeft laten verrichten.[2]

De tuchtrechter stelt voorop dat de notaris door de samenwerking met de ex-notaris in strijd met de Beleidsregel integere beroepsuitoefening (verder te noemen: de beleidsregel) heeft gehandeld. De notaris had volgens de tuchtrechter moeten begrijpen dat een ontzette notaris geen enkel aandeel mag hebben in het notariële proces, zoals dat bij het kantoor van de notaris wel in verregaande mate is gebeurd. De klacht is op dit onderdeel gegrond.

Daarnaast klaagt het BFT in deze tuchtzaak dat de notaris in de onderzochte dossiers onvoldoende invulling heeft gegeven aan de Wwft-verplichtingen. De notaris heeft niet voldaan aan zijn onderzoeksplicht en heeft ten onrechte geen verscherpt cliëntenonderzoek op grond van artikel 8 Wwft verricht, terwijl wel sprake was van een hoger risico op witwassen. Ook is de meldingsplicht ex artikel 16 Wwft overtreden door ongebruikelijke transacties niet te melden. De tuchtrechter oordeelt hierover als volgt:

“Weliswaar stelt de notaris dat hij wel de nodige controles heeft gedaan, en met name de vastlegging daarvan in de dossiers ontbreekt, maar bij gebreke van enige vastlegging moet de kamer ervan uitgaan dat de notaris in voornoemde kerntaken tekortgeschoten is. Het geheel wekt de indruk dat de notaris volledig heeft gevaren op het voorwerk van [X. B.V.] zonder daar in relevante mate een eigen controle op los te laten. Gelet op het vorenstaande verklaart de kamer dit klachtonderdeel gegrond.”

In beginsel zouden deze normovertredingen leiden tot een lange schorsing of zelfs ontzetting uit het beroep. De tuchtrechter legt echter een schorsing voor de duur van ‘slechts’ drie weken op, omdat de notaris een aantal verbeteringen had doorgevoerd wat betreft controle, vastlegging en scholing, dat hij afzag van verdere behandeling van ondernemingsrechtelijke dossiers en dat hij geen ontzette notarissen meer voor zijn kantoor inschakelde.

Uit de hierboven opgenomen overwegingen van de tuchtrechter volgt dat de klachten van het BFT gegrond worden verklaard, omdat de notaris feitelijk gezien niet heeft voldaan aan de sinds 2018 geldende verplichting tot het vastleggen op welke wijze invulling is gegeven aan de Wwft-verplichtingen (zie artikel 2b, lid 3, Wwft). Ofschoon uit de uitspraak van de tuchtrechter niet goed valt af te leiden waarom de notaris ‘inhoudelijk gezien’ tekort is geschoten in de naleving van de Wwft-verplichtingen, ontstaat de indruk dat de notaris het cliëntenonderzoek liet verrichten door de uit ambt ontzette notaris. Dat roept de vraag op of en zo ja, in welke gevallen een Wwft-instelling het cliëntenonderzoek kan uitbesteden. Wat zijn daarbij de voorwaarden en op wie rust de verantwoordelijkheid?

Introducerend cliëntenonderzoek – Artikel 5 Wwft

In beginsel mag een Wwft-instelling een zakelijke relatie pas aangaan nadat het volledige cliëntenonderzoek is uitgevoerd, het onderzoek heeft geleid tot het beoogde resultaat en de instelling ook over alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens beschikt.

Een Wwft-instelling is niet verplicht het cliëntenonderzoek (volledig) zelf te doen, maar kan het ook (deels) door een andere Wwft-instelling laten doen.[3] Dit wordt ook wel het ‘introducerend cliëntenonderzoek’ genoemd en kan zich bijvoorbeeld voordoen bij het overnemen van een cliënt of in de situatie dat een Wwft-instelling voor een specifiek onderdeel wordt gevraagd advies te geven aan de cliënt. In artikel 5 Wwft wordt een opsomming gegeven van de geldende voorwaarden:

  • het cliëntenonderzoek dient te zijn verricht door een instelling die haar zetel heeft binnen de EU;
  • de introducerende/verwijzende instelling dient het cliëntenonderzoek te hebben verricht volgens artikel 3 Wwft of “op daarmee overeenkomende wijze“;
  • het cliëntenonderzoek dient het vereiste resultaat hebben opgeleverd (dit kan ook door een gezamenlijke inspanning van de introducerende en de ontvangen instelling);
  • de accepterende instelling dient te beschikken over alle identiteits- en verificatiegegevens.

Volgens de Algemene Leidraad Wwft dient een accepterende Wwft-instelling “voorafgaand aan het verrichten van de transactie of het aangaan van de zakelijke relatie te beschikken over de gegevens die zijn gebruikt bij het cliëntenonderzoek door de introducerende Wwft-instelling.“[4] De beroepsorganisaties (de NBA, NOB en RB) zijn evenwel van mening dat de Wwft-instelling niet de fysieke bescheiden hoeft te ontvangen, maar dat voldoende is de fysieke bescheiden zo nodig kunnen worden opgevraagd bij de verwijzende instelling.[5]

De verantwoordelijkheid voor het cliëntenonderzoek en voor de naleving van de relevante bepalingen uit de Wwft rust bij de (accepterende) Wwft-instelling en niet bij de introducerende partij. Dat geldt ook voor de naleving van de bepalingen met betrekking tot de vastlegging van het cliëntenonderzoek. Daarmee ligt het voor de hand dat een instelling die cliënten accepteert van een andere Wwft-instelling, zelf de onderliggende documentatie die heeft geleid tot de acceptatie van de klant toch opvraagt en beoordeelt. De accepterende instelling blijft namelijk voorts zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het risicoprofiel van de cliëntrelatie. Ook daarvoor heeft de Wwft-instelling die gegevens nodig.

Uitbesteden van het cliëntenonderzoek – Artikel 10 Wwft

Een instelling kan op grond van artikel 10 Wwft het cliëntenonderzoek ook laten verrichten door een derde partij. Het betreft dan uitbesteding op basis van een contract aan bijvoorbeeld een gespecialiseerd bedrijf. Dit kan ook een niet-Wwft-plichtige partij zijn. De mogelijkheid tot uitbesteding van het cliëntenonderzoek is beperkt tot:

  • de identificatie en verificatie van de cliënt en de UBO;
  • het vaststellen van het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
  • het vaststellen of de natuurlijk persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is; en
  • het nemen van redelijke maatregelen om te verifiëren of de cliënt ten behoeve van zichzelf of een derde optreedt.

Niet alle verplichtingen kunnen worden uitbesteed. Zo kan – ook in dit geval – het opstellen van het risicoprofiel van de cliënt en het monitoren van de relatie niet worden uitbesteed.[6] Dit betekent dat transactiemonitoring in alle gevallen door de instellingen zelf gedaan moet worden. Ook de instelling die het onderzoek heeft uitbesteed blijft verantwoordelijk voor het naleven van vereisten met betrekking tot het cliëntenonderzoek.[7]

Afronding

De Wwft biedt aldus verschillende mogelijkheden om (delen van) het cliëntenonderzoek over te nemen of uit te besteden. Vooral de mogelijkheid die artikel 5 Wwft biedt, kan dubbel werk voorkomen, de cliënt ontlasten en bijdragen aan een efficiënt Wwft-proces. Het blijft echter van belang goed voor ogen te houden dat het Wwft-proces en de vastlegging daarvan altijd een eigen verantwoordelijkheid is en blijft.

 

[1] Kamer voor het notariaat Arnhem-Leeuwarden 14 december 2021, ECLI:NL:TNORARL:2021:59 (gepubliceerd op 7 januari 2022.

[2] De ex-notaris passeerde geen aktes, maar ontving wel “de opdracht, had contact met cliënten, voerde correspondentie, stelde concepten op, deed recherches en bereidde (wijzigingen in de) inschrijvingen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel voor.”

[3] Artikel 5, lid 1, onder a, Wwft geeft aan welke instellingen cliënten kunnen introduceren. Dit betreffen belastingadviseurs, accountants, notarissen, advocaten of vergelijkbare juridische beroepsbeoefenaren, een trustkantoren, banken of een andere financiële instelling. Deze mogelijkheid geldt dus niet voor kopers en verkopers van goederen (handelaren), bemiddelaars, kansspelaanbieders en taxateurs.

[4] Algemene Leidraad Wwft 21 juli 2020, p. 37. Zie ook artikel 33, lid 1, Wwft.

[5] Richtsnoeren Wwft voor accountants en belastingadviseurs, p. 75.

[6] Artikel 3, lid 2, onderdeel d, Wwft wordt namelijk niet genoemd in artikel 10, lid 1, Wwft. In het wetsvoorstel Wet plan van aanpak witwassen wordt voorgesteld mogelijkheden voor uitbesteding te verruimen, waaronder de uitbesteding van het monitoren van transacties.

[7] Voor meer informatie over risico’s bij uitbesteding zie de DNB ‘Good practises beheersing risico’s bij uitbesteding’ uit 2017.