Vanaf 27 september 2020 is het openbare UBO-register bij de Kamer van Koophandel actief. Organisaties die daartoe gehouden zijn, dienen hierin hun uiteindelijk gerechtigde(n) te registreren. Ook de notaris kan dit doen. De notaris moet dit ook doen bij de oprichting van nieuwe rechtspersonen.
NAU: Notarisapplicatie UBO
De Kamer van Koophandel heeft voor de UBO-registratie door notarissen een tijdelijke nieuwe online applicatie gemaakt, de Notarisapplicatie UBO (NAU). Deze is bedoeld voor de UBO-opgave bij bestaande organisaties. Voor de UBO-opgave bij nieuw op te richten organisaties dient zowel de bestaande applicatie Online Registreren Notarissen (ORN) als – vervolgens – NAU te worden gebruikt.
In de gepubliceerde handleiding wordt het proces van registratie beschreven, inclusief welke documenten benodigd zijn. De identiteit van de cliënt die de UBO-opgave komt doen, moet door de notaris worden vastgesteld en per UBO moeten de benodigde documenten, waaronder het identiteitsbewijs van de UBO, geüpload worden. Op het identiteitsbewijs mag de pasfoto worden afgeplakt. Op overige te uploaden documenten dienen door de aangever alle persoonsgegevens te worden afgeplakt die niet op de UBO betrekking hebben.
Aard en omvang van het belang
In het UBO-register dient de aard en omvang van het belang te zijn vermeld. Voor de aard van het belang biedt NAU vijf keuzemogelijkheden: aandeelhouder, houder van stemrecht, houder van economische belang, houder van feitelijke zeggenschap of hoger leidinggevende. Voor de omvang van het belang zijn er drie categorieën van elk 25%.
UBO-opgave door organisatie zelf
Via de website van de Kamer van Koophandel is het voor organisaties mogelijk om zelf online hun UBO-opgave te doen. Ook wijzigingen en uitschrijvingen kunnen online worden doorgegeven. Bestaande organisaties hebben vanaf 27 september 2020 18 maanden de tijd om deze opgave te doen. Nieuw opgerichte organisaties moeten wel meteen hun UBO-opgave doen, dat zal door de notaris gedaan worden.
Bron
https://www.kvk.nl/download/Handleiding%20NAU_tcm109-492410.pdf
