De boekhouder van een notariskantoor heeft jarenlang fraude gepleegd waarmee hij ruim € 3 miljoen heeft onttrokken aan de derdengeldenrekening. Het BFT heeft klachten ingediend tegen de twee notarissen van het kantoor, omdat zij voorafgaand aan het verrichten van een overboeking vanaf een derdengeldenrekening naar een kantoorrekening, niet altijd vaststelden dat de bewaringspositie toereikend was om de betreffende betaling te doen. Daarnaast acht het BFT de administratieve organisatie en interne controlemaatregelen ontoereikend..
De Kamer voor het Notariaat constateert dat het BFT het eerste klachtonderdeel niet toereikend heeft geconcretiseerd. De onderzochte periode beslaat vele jaren en er zijn in die periode veel bedragen overgeboekt van de derdengeldenrekeningen naar de beide kantoorrekeningen. Naar het oordeel van de Kamer had het op de weg van het BFT gelegen om dit (ernstige) verwijt handen en voeten te geven, opdat de notarissen zich daar naar behoren tegen zouden kunnen verweren. Nu het BFT dit niet heeft gedaan, wordt dit klachtonderdeel bij gebrek aan feitelijke grondslag ongegrond verklaard.
Gelet op de bevindingen van het BFT en van een door het notariskantoor ingeschakelde partij over de werkwijze van de boekhouder, is de Kamer van oordeel dat sprake was van dermate geraffineerde fraude, dat van de notarissen niet kon worden verwacht dat zij daarop bedacht waren of dit zelf hadden kunnen ontdekken. Nu het BFT bij de mondelinge behandeling desgevraagd heeft verklaard dat de wijze van berekening van de bewaringspositie in AFAS (het softwaresysteem) in beginsel voldoet aan de vereisten uit de Administratieverordening, acht de Kamer het niet tuchtrechtelijk verwijtbaar dat de notarissen destijds hebben vertrouwd op de bewaringsoverzichten en dat zij de juistheid daarvan niet hebben geverifieerd aan de hand van de saldi van de derdengeldenrekeningen. Dit klachtonderdeel wordt daarom ongegrond verklaard.
De Kamer is echter van oordeel dat de notarissen niet met de vereiste zorgvuldigheid hebben gehandeld door de bankpassen van de derdengeldenrekeningen te bewaren in een (overdag niet afgesloten) kast op de financiële administratie. Daardoor hebben zij het risico voor lief genomen dat deze passen ook zouden kunnen worden gebruikt door anderen dan zij zelf of hun waarnemers, als deze (onverhoopt) bekend zouden raken met hun pincode. Dit risico heeft zich verwezenlijkt. Nu notarissen in een samenwerkingsverband gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de administratieve organisatie en een stelsel van interne controlemaatregelen (AO/IC), verklaart de Kamer dit klachtonderdeel ten aanzien van beide notarissen gegrond. Met de notarissen is de Kamer vervolgens van oordeel dat zij er niet op bedacht hadden hoeven te zijn dat de boekhouder hen op deze wijze om de tuin zou leiden. Dat hun AO/IC niet bestand bleek tegen deze handelwijze, acht de Kamer daarom niet tuchtrechtelijk verwijtbaar.
De Kamer verklaart de klachten deels gegrond en legt aan beide notarissen de maatregel van berisping op nu de Wet op het notarisambt geen mogelijkheid tot een voorwaardelijke schorsing biedt.
Kamer voor het notariaat ’s-Hertogenbosch 17 juni 2024, ECLI:NL:TNORSHE:2024:11
https://tuchtrecht.overheid.nl/zoeken/resultaat/uitspraak/2024/ECLI_NL_TNORSHE_2024_11