Die vraag borrelde op toen we een uitspraak van Hof Den Bosch bespraken waarin de belanghebbende eerst na het sluiten van de mondelinge behandeling nog een proceskostenformulier inzond.[1] Tenminste onhandig natuurlijk. Het hof werd voor de keuze gesteld wat te doen met dit nagekomen stuk.

Na de zitting

Wat vond er processueel in een notendop plaats?[2] Belanghebbende had na sluiting van het onderzoek ex artikel 8:65 Awb via e-mail een proceskostenformulier naar het hof gestuurd. Sluiting van een onderzoek betekent dat partijen daarna geen toelichting meer kunnen geven of stukken kunnen indienen, tenzij het hof het onderzoek heropent. Het hof had in casu de ontvangst van dit formulier aangemerkt als een verzoek om heropening van het onderzoek. Dit verzoek heeft het hof vervolgens in een ‘voorafje’ in de uitspraak aan de orde gesteld. In het kader van de beoordeling heeft het hof gerefereerd aan de aan partijen verzonden uitnodiging voor de zitting. Daarin wordt standaard vermeld dat partijen uiterlijk op de zitting om een proceskostenvergoeding kunnen verzoeken. Deze uitdrukkelijk ‘oproep’ aan partijen in de uitnodiging maakt dat het hof geen aanleiding zag om het onderzoek te heropenen. Tot zover overzichtelijk.

Vervolgens ziet het hof zich – begrijpelijkerwijze – voor de vraag gesteld wat te doen met het formulier en overweegt als volgt:

“Het hof rekent het belanghebbendes proceskostenformulier dan ook niet tot de gedingstukken en slaat daar geen acht op. Het formulier wordt met de uitspraak ter kennisneming aan de inspecteur gestuurd.”

Het formulier wordt dus niet teruggestuurd naar de indiener daarvan.

De geciteerde passage bevat twee interessante kwesties.

De gedingstukken

Ten eerste wat zijn gedingstukken? Op grond van artikel 8:69 Awb doet de rechter uitspraak “op de grondslag van het beroepschrift, de overgelegde stukken, het verhandelde tijdens het vooronderzoek en het onderzoek ter zitting“.  Nu dit stuk na het onderzoek ter zitting is ingezonden, wordt het in het kader van de grondslag uitgesloten. Het valt volgens het hof dus (terecht)niet onder de ‘overgelegde’ stukken.

Het hof kiest echter voor de term ‘gedingstukken’ Dit woord komt in de Awb voor en dat is in het kader van de artikelen over het hoger beroep (art. 8:104 tot en met 8:118 Awb).

Kort gezegd volgt daaruit ter zake van de behandeling in hoger beroep[3] dat de griffier van de rechtbank de gedingstukken met de aantekeningen van de zitting, voor zover deze op de zaak betrekking hebben en een afschrift van de uitspraak ter beschikking stelt aan de griffier van de hoger beroepsrechter.[4] Een vergelijkbare bepaling bestaat ook voor de terbeschikkingstelling door het hof van de gedingstukken aan de Hoge Raad.[5]

In de onderhavige zaak rekent het hof het formulier dus niet tot de gedingstukken, die in het geval dat cassatie zou worden ingesteld, naar de Hoge Raad worden gezonden.

Wat te doen?

Wat is de aanleiding voor het hof geweest om het proceskostenformulier – niet behorend tot de gedingstukken – tezamen met de uitspraak toch aan de wederpartij (in casu de inspecteur) te zenden? Is dit in het kader van de interne openbaarheid? The equality of arms? Maar wat moet de andere partij daar dan mee als het stuk in de eventuele cassatiefase toch geen rol meer zou kunnen spelen.

Het ‘Procesreglement bestuursrecht rechtbanken’[6] dat geldt in de beroepsfase biedt een antwoord. In artikel 2.16, lid 3 staat het volgende:

“Stukken die na de sluiting van het onderzoek ter zitting ongevraagd zijn ingediend blijven buiten beschouwing. Een uitzondering geldt voor stukken die aanleiding hebben gegeven tot heropening van het onderzoek. De beslissing wordt door de bestuursrechter uiterlijk in de uitspraak kenbaar gemaakt.”

Wat vervolgens met die stukken dient te gebeuren, is opgenomen in het vierde lid van deze bepaling. De stukken die buiten beschouwing blijven, blijven wel “in het (digitaal zaaks)dossier opgenomen“. Deze handelwijze zal maken dat als niet digitaal is geprocedeerd, de betreffende stukken nog wel aan de wederpartij dienen worden gezonden.

Een vergelijkbare bepaling is niet opgenomen in de ‘Procesregeling belastingkamers gerechtshoven 2025’.[7]

Met de toezending van het formulier heeft het hof gehandeld indachtig de voornoemde bepalingen. Waarom het dan toch overweegt dat het formulier niet tot de gedingstukken behoort, is ongewis.

In de onderhavige zaak ging het dus om een te laat ingediend proceskostenvergoedingsformulier. Als een dergelijk stuk buiten beschouwing wordt gelaten, kan de Hoge Raad wellicht ook zonder kennisname van de inhoud daarvan de beslissing tot niet heropening door het hof beoordelen. Mocht het (impliciete) verzoek om heropening ten onrechte zijn afgewezen, dan zal vermoedelijk in beginsel vernietiging van de uitspraak van hof en een (terug)verwijzing volgen. De Hoge Raad is – als uitgangspunt – immers geen feitenrechter.

Maar wat als door of namens een belanghebbende na het sluiten van het onderzoek nieuwe inhoudelijke (wellicht ook feitelijke) informatie of bewijsstukken wordt ingezonden, op basis waarvan een heropeningsverzoek wordt afgewezen en die informatie niet tot de gedingstukken worden gerekend? Hoe kan dan, als deze stukken niet tot de gedingstukken behoren die aan de Hoge Raad worden ingezonden, in cassatie een volledige toets plaatsvinden ter zake van de afwijzing van het verzoek tot heropening?

Of het formulier na de toezending aan de wederpartij echt de (digitale) papierbak bij het hof is ingegaan, is natuurlijk (nog) niet bekend. Duidelijk is in ieder geval dat het in het dossier van de procespartijen zit. Mogelijk heeft het hof niet meer bedoeld te oordelen dat dat op het formulier geen acht is geslagen bij de beoordeling van de zaak, maar dat dit wel meegaat met de inzending van de stukken naar de Hoge Raad in geval van cassatie.

Voor de praktijk in ieder geval de reminder tijdig te zorgen dat het dossier compleet is.

 

 

[1] Hof Den Bosch 9 oktober 2024, ECLI:NL:GHSHE:2024:3160 en voor een ander voorbeeld Hof Den Bosch 2 oktober 2024, ECLI:NL:GHSHE:2024:3079 (beide uitspraken gepubliceerd op 6 februari 2025).

[2] Op de materiele inhoud van de onderliggende kwestie ga ik niet in.

[3] De andere bepaling, art. 8:115, lid 2 Awb, gaat over terugwijzing naar de Rechtbank.

[4] Art. 8:107, lid 2 Awb.

[5] Art. 28a, lid 2 AWR.

[6] Staatscourant 2024, 37982.

[7] Staatscourant 2024, 37719.